Fördermittel · Kostenplan
Kosten nachvollziehbar planen.
Ein guter Kostenplan zeigt, wofür Geld gebraucht wird und wie die Ausgaben mit den geplanten Maßnahmen zusammenhängen. Die entscheidende Frage lautet nicht nur: Was kostet es? Sondern auch: Warum wird diese Ausgabe für das Projekt benötigt?
Grundprinzip
Erst die Maßnahme. Dann die Kosten.
Kosten sollten sich aus dem Projekt ergeben. Wenn zum Beispiel drei Workshops geplant sind, können daraus Honorare, Material, Raumnutzung oder Fahrtkosten entstehen. Die Kostenposition ist damit begründet.
Maßnahme → benötigte Ressource → Kostenposition → Betrag → Finanzierung.
Typische Kostenarten
Diese Kategorien begegnen Ihnen häufig.
Welche Ausgaben tatsächlich anerkannt werden, hängt immer vom jeweiligen Förderprogramm ab. Prüfen Sie deshalb die Förderrichtlinie und die aktuellen Programmbedingungen.
Sachkosten & Material
Verbrauchsmaterial, Drucksachen, Arbeitsmaterial oder projektbezogene kleinere Anschaffungen.
Immer mit ProjektbezugHonorare & Dienstleistungen
Beispielsweise Referent:innen, Moderation, Workshop-Leitung oder externe Dienstleistungen.
Umfang & Satz begründenReise- & Fahrtkosten
Fahrtkosten, öffentlicher Nahverkehr oder gegebenenfalls weitere projektbezogene Reisekosten.
Bezug zur Maßnahme zeigenRäume & Technik
Projektbezogene Raum- oder Technikmiete kann eine eigene Kostenposition darstellen. Dauerhafte Grundkosten sind davon zu unterscheiden.
Öffentlichkeitsarbeit
Beispielsweise Flyer, Plakate, Einladungen, projektbezogene Kommunikation oder Dokumentation.
Vorgaben des Förderers beachtenEigenmittel & Finanzierung
Manche Programme verlangen eine eigene Beteiligung oder weitere Finanzierungsbestandteile. Diese müssen klar und nachvollziehbar dargestellt werden.
Kosten ableiten
So entsteht eine nachvollziehbare Kostenposition.
Maßnahme
Was wird im Projekt konkret durchgeführt?
Bedarf
Welche Ressource wird dafür benötigt?
Berechnung
Menge, Einheit und Preis möglichst nachvollziehbar darstellen.
Prüfung
Ist diese Ausgabe im jeweiligen Förderprogramm zulässig?
Schnellcheck
Ist Ihr Kostenplan nachvollziehbar?
Prüfen Sie jede Position anhand dieser fünf Fragen.
- Maßnahmenbezug: Lässt sich erklären, wofür die Ausgabe benötigt wird?
- Berechnung: Sind Menge, Einheit und Preis nachvollziehbar?
- Realismus: Ist der Betrag plausibel und angemessen?
- Förderfähigkeit: Erlaubt die Richtlinie diese Kostenart?
- Finanzierung: Sind Eigenanteile oder weitere Finanzierungsquellen korrekt berücksichtigt?
Einfaches Beispiel
Drei Workshops und eine Abschlussveranstaltung.
Dieses Beispiel zeigt nur die Logik eines Kostenplans. Es ist keine Vorgabe für Preise, Honorarsätze oder förderfähige Kosten.
Beispielrechnung
Projektkosten
- Honorare: 3 Workshops × 150 € = 450 €
- Material: Arbeitsmaterial = 180 €
- Technik: Technikmiete = 120 €
- Öffentlichkeitsarbeit: Flyer und Plakate = 80 €
- Fahrtkosten: Anreise = 70 €
- Gesamtkosten: 900 €
Warum ist das nachvollziehbar?
Die Beträge lassen sich erklären.
- Anzahl der Workshops ist bekannt
- Honorar ist pro Workshop berechnet
- Material gehört zu den Veranstaltungen
- Technik wird für einen konkreten Termin benötigt
- Öffentlichkeitsarbeit gehört zum Projekt
Typische Schwächen
Was einen Kostenplan schwer prüfbar macht.
Unklare Pauschalen
„Projektkosten 500 €“ erklärt nicht, woraus sich der Betrag zusammensetzt.
Kein Projektbezug
Eine Ausgabe steht im Kostenplan, lässt sich aber keiner Maßnahme oder keinem Projektziel zuordnen.
Finanzierung nicht vollständig
Eigenmittel, weitere Einnahmen oder andere Förderquellen werden nicht nachvollziehbar dargestellt.
Zwei Seiten einer Rechnung
Kosten und Finanzierung müssen zusammenpassen.
Der Kostenplan zeigt, wofür Geld ausgegeben wird. Der Finanzierungsplan zeigt, woher dieses Geld kommt.
Grundgleichung
Gesamtkosten = Gesamtfinanzierung
Wenn ein Projekt beispielsweise 5.000 € kostet, muss auch nachvollziehbar sein, wie genau diese 5.000 € finanziert werden.
Abschlusscheck
Noch einmal gegen die Richtlinie prüfen.
Ein plausibler Kostenplan ist nicht automatisch ein zulässiger Kostenplan. Die Programmbedingungen bleiben entscheidend.
- Welche Kostenarten sind zulässig?
- Gibt es Höchstgrenzen?
- Werden Eigenmittel verlangt?
- Gibt es Vorgaben für Honorare oder Reisekosten?
- Müssen Angebote oder Vergleichspreise vorliegen?
- Welche Nachweise werden später benötigt?
Weiterarbeiten
Das gehört rund um den Kostenplan dazu.
Kostenplan prüfen
Zahlen sollten die Projektidee erklären können.
Wenn Kosten, Maßnahmen und Finanzierung nicht sauber zusammenpassen, lohnt es sich, den Plan vor der Antragstellung noch einmal zu strukturieren.
